서울시설공단(이사장 조성일, www.sisul.or.kr)이 코로나 19 사태를 계기로 시작한 원격 화상회의가 최근 1000회를 넘어서며 포스트 코로나 시대에 대비한 업무체질 개선에 적극 나서고 있다.
공단은 ‘사회적 거리두기’ 및 업무효율성 증진을 위해 지난 3월23일부터 사내 회의 및 교육 등을 모두 원격 화상회의로 진행해 왔다. 첫 번째 원격 화상회의 부터 60여일 만에 1000회를 돌파했으니 1일 평균 약 28회(주말?휴일 제외)가 진행된 셈이다.
특히 공단은 지난해 7월 조성일 이사장 취임 후 보고방식의 간소화 등을 통해 업무체질 개선을 추진해왔다. 서울시내 다양한 사업장을 관리하는 공단에서는 그간 현장에 나가 있는 근무자가 본사 임원에게 대면보고를 하려면 이동시간이 많이 소요되고, 현장에서 업무 공백이 발생할 수 있다는 우려가 있었다. 이에 조성일 이사장 취임 후 보고를 무조건 대면보고로 하는 것이 아니라 핵심위주로 이메일, 카톡으로 보고하는 방식을 권고해 왔으며, 심도있는 논의가 필요한 사안만 선별해 대면보고를 진행해 왔다.
이러한 변화를 시도하고 있던 중 코로나19 사태를 계기로 원격 화상회의 시스템을 공단내 다수의 보고와 회의에 적용해 업무체질을 바꾸는 기회로 삼고자 노력해왔고 두달여 만에 1천회를 돌파한 것이다.
공단의 원격 화상회의를 내용별로 살펴보면, 사내회의 및 현안보고가 706건으로 가장 많았으며, 이어 △외부회의 253건 △사내교육 41건 등이 뒤를 이었다.
공단은 현재 임원들의 정례회의 부터 공사현장 회의까지 대부분의 보고와 회의를 화상으로 진행하고 있다. 공단에서 혁신 아이디어 도출의 도구로 활용하고 있는 ‘오픈이노베이션’도 원격 화상회의로 진행하고 있다. 최근에는 웨비나(web+seminar) 방식을 도입해 서울시 관계자, 외부 전문가들이 참여한 오픈이노베이션 회의도 원격 화상회의로 실시한 바 있다.
사내 교육도 원격 화상회의로 진행하고 있다. 공단은 원격업무 방식 도입을 통해 절감된 시간을 직원들이 자기계발에 적극적으로 활용해 업무효율성 증진 및 직원 역량 강화 효과를 기대하고 있다.
특히 공단에서는 두달간 원격화상회의 전면 도입을 통해 출장비를 비롯해 종이 출력비용 등 약 3천여만원의 비용절감 효과도 거둔 것으로 파악하고 있다. 이에 공단은 절감된 비용을 지역경제 활성화 등을 위해 활용할 계획이다.
서울시설공단 조성일 이사장은 “원격업무방식 전면도입을 통해 공단 직원들이 새로운 업무방식을 선도적으로 할 수 있다는 자부심과 자신감을 갖게 된 점이 무엇보다 소중한 소득이다”며 “원격 업무수행 활성화를 통해 남는 회의실을 다른 업무공간으로 활용하고, 스마트워크 센터를 개선하는 등 포스트코로나 시대를 대비한 내실있는 준비를 계속 추진하겠다”고 말했다.
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